Privacybeleid
VOLT7 hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt. Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
VOLT7 / Elke Vanderfeesten
Ondernemingsnummer (KBO): 0553.925.626
BTW: BE 0553.925.626
E-mail: elke@volt7.be
Website: www.volt7.be
VOLT7 is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7 van de AVG en bepaalt het doel en de middelen van de verwerking van jouw persoonsgegevens.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Afhankelijk van hoe je onze website en diensten gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- Identificatiegegevens: voornaam, achternaam
- Contactgegevens: e-mailadres
- Professionele gegevens: organisatie- of schoolnaam, functie
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina's
- Communicatiegegevens: telefoonnummer en berichtinhoud wanneer je ons via WhatsApp contacteert
- Afspraakgegevens: naam, e-mail en gekozen tijdslot wanneer je een kennismaking plant
3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
| Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Inplannen van een kennismaking via HubSpot (naam, e-mail, tijdslot) | Toestemming — art. 6(1)(a) AVG |
| Beantwoorden van vragen via WhatsApp (telefoonnummer, berichtinhoud) | Uitvoering van een overeenkomst — art. 6(1)(b) AVG |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting — art. 6(1)(c) AVG |
| Communicatie over onze diensten en updates | Gerechtvaardigd belang — art. 6(1)(f) AVG |
| Verbetering van de website (analytics) | Toestemming — art. 6(1)(a) AVG |
| Levering van onze diensten (Team+) | Toestemming — art. 6(1)(a) AVG |
| Verbetering van de website (analytics, pas na toestemming) | Toestemming — art. 6(1)(a) AVG |
Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, heb je het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, hebben wij steeds een afweging gemaakt tussen ons belang en jouw rechten en vrijheden. Je kunt hiertegen bezwaar maken (zie sectie 6).
4. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Afspraakgegevens (HubSpot) | Maximaal 1 jaar na het laatste contact, of tot je om verwijdering vraagt, of tot intrekking van toestemming |
| Klantgegevens (facturatie, contract) | 7 jaar na beëindiging van de samenwerking (wettelijke bewaarplicht boekhouding) |
| Analytische gegevens (Google Analytics) | Maximaal 14 maanden |
| WhatsApp-conversaties (telefoonnummer, berichten) | Maximaal 1 jaar na de afspraak |
Na afloop van de bewaartermijn worden jouw gegevens veilig gewist of geanonimiseerd.
5. Met wie delen wij jouw gegevens?
Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Om onze diensten te kunnen aanbieden, werken wij samen met een beperkt aantal vertrouwde verwerkers. Met elk van deze partijen hebben wij passende afspraken gemaakt over de bescherming van jouw gegevens.
| Dienstverlener | Functie | Privacybeleid / DPA |
|---|---|---|
| HubSpot | Afspraken inplannen (kennismakingsgesprek) | HubSpot Privacy Policy |
| WhatsApp (Meta) | Berichtenverkeer wanneer je ons via de chatknop contacteert | WhatsApp Privacy Policy |
| Netlify | Website hosting | Netlify Privacy Policy |
| Google Analytics 4 | Website-analyse (geanonimiseerd, pas na toestemming) | Google Privacy Policy |
| Google (Gmail / Agenda) | E-mail en agenda wanneer agents of wij die mailbox raadplegen | Google Privacy Policy |
| xAI / Grok (en vergelijkbare assistent-platformen) | AI-assistentie bij taken die wij hun toewijzen | xAI Privacy Policy |
| Anthropic (Claude) e.a. AI-leveranciers | AI-assistentie of Computer Use wanneer die tool in een traject wordt gebruikt | Anthropic Privacy Policy |
Alle bovengenoemde verwerkers zijn gevestigd in de EU/EER of bieden passende waarborgen voor de doorgifte van persoonsgegevens conform de AVG (zoals Standard Contractual Clauses).
6. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
- Recht op inzage (art. 15 AVG) — Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en een kopie daarvan te ontvangen.
- Recht op correctie (art. 16 AVG) — Je kunt ons vragen om onjuiste of onvolledige gegevens te verbeteren.
- Recht op verwijdering (art. 17 AVG) — Je kunt ons vragen om jouw gegevens te wissen, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om ze te bewaren.
- Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG) — Je kunt in bepaalde gevallen vragen om de verwerking van jouw gegevens tijdelijk stil te leggen.
- Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG) — Je hebt het recht om jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
- Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken (art. 7 AVG) — Wanneer de verwerking op jouw toestemming is gebaseerd, kun je deze op elk moment intrekken.
Hoe oefen je jouw rechten uit?
Stuur een e-mail naar elke@volt7.be met een duidelijke omschrijving van je verzoek. Wij vragen mogelijk een kopie van je identiteitsbewijs om je identiteit te verifiëren. Wij reageren uiterlijk binnen 30 dagen op je verzoek. Indien nodig kan deze termijn met maximaal 60 dagen verlengd worden, waarover wij je dan informeren.
7. Klacht indienen
Indien je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens niet correct verwerken, neem dan eerst contact met ons op zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
E-mail: contact@apd-gba.be
8. Gegevens van minderjarigen
Onze website en diensten richten zich niet tot personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien je als ouder of voogd vaststelt dat jouw kind zonder toestemming persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via elke@volt7.be, zodat wij deze gegevens kunnen verwijderen.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Onze website maakt gebruik van een SSL/TLS-versleutelde verbinding (HTTPS). Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
10. Wijzigingen aan dit privacybeleid
VOLT7 kan dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij substantiële wijzigingen informeren wij je via onze website of per e-mail. Wij raden je aan dit beleid regelmatig te raadplegen. De datum van de laatste update vind je bovenaan deze pagina.
11. Contact
Heb je vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van jouw gegevens? Neem gerust contact met ons op:
AI-fabriek: voortgang, metingen en ondersteuning
In de AI-fabriek bewaren we je accountgegevens, voortgang, antwoorden op de metingen en de persoonlijke instructies die je tijdens het traject opbouwt. Zo kun je later verdergaan en je instructies opnieuw raadplegen.
Je organisatiebeheerder ziet wie deelneemt, de voortgang en de bewijzen van deelname. De metingen over ervaren AI-kennis, gebruik en zekerheid worden in het organisatieoverzicht samengevat als groepscijfers. Het zijn eigen inschattingen, geen kennistoets. Individuele metingen worden bij je account opgeslagen; groepscijfers zijn niet hetzelfde als anonieme gegevens, vooral bij kleine groepen.
Als je aangeeft dat de organisatieafspraken onduidelijk zijn, kan je beheerder zien dat je uitleg nodig hebt. Technische meldingen gaan naar VOLT7 en je organisatiebeheerder. Bij andere meldingen kies je of je organisatie ze ook mag zien. Het meldformulier toont de ontvangers.
Gesprekken die je rechtstreeks in Copilot, Claude of een andere externe AI-tool voert, worden niet via de AI-fabriek ingelezen. De toegang en instellingen binnen die externe tool worden door de betreffende leverancier en je organisatie bepaald.
VOLT7 heeft voor beheer en ondersteuning technische toegang tot opgeslagen applicatiegegevens. We gebruiken Sentry om technische fouten en vaste signalen over laden, inloggen en opslaan te volgen. De ingerichte monitoring verstuurt geen wachtwoorden, toegangstokens, e-mailadressen of door jou ingevoerde teksten en maakt geen schermopnames. Toegang tot het monitoringproject is beperkt tot Elke en Ezra. De overige bepalingen van deze privacyverklaring blijven van toepassing.
AI-assistenten en agents
Voor onze eigen bedrijfsvoering en bij de begeleiding van klanten kunnen wij AI-assistenten («agents») inzetten. Die assistenten kunnen onder meer e-mail lezen of helpen beheren, agenda’s raadplegen, concepten opstellen, bestanden opzoeken, of via «Computer Use» (schermgestuurde bediening van apps) taken uitvoeren in tools die wij of de klant gebruiken.
Wat dit betekent voor persoonsgegevens
- Lezen is verwerking. Als een agent toegang heeft tot e-mail, chat, agenda of documenten, verwerkt die agent (en de onderliggende AI-leverancier) de persoonsgegevens die daarin staan: afzenders, ontvangers, inhoud en bijlagen.
- Doelbinding. Agents worden alleen ingezet voor afgebakende doelen (bijvoorbeeld triëren, herinneren, concepten voorbereiden, technische ondersteuning van een traject). Zij mogen geen gegevens gebruiken voor andere doeleinden.
- Lezen is niet hetzelfde als handelen. Concepten, analyses en voorstellen mogen door een agent worden voorbereid. Berichten of acties die naar buiten gaan (e-mail versturen, berichten publiceren, wijzigingen in klantsystemen) gebeuren in principe pas na expliciete goedkeuring van een mens (bij VOLT7: Elke of iemand die zij daartoe machtigt), tenzij voor een specifiek, vooraf afgesproken geautomatiseerd proces.
- Computer Use. Bij schermgestuurde bediening kunnen scherminhouden (inclusief gevoelige of financiële gegevens) zichtbaar zijn voor de AI-leverancier die die functie levert. Wij raden aan gevoelige systemen (bijvoorbeeld boekhouding of ERP) alleen te openen met heldere afspraken en waar mogelijk zonder onnodige persoons- of klantgegevens in beeld.
- Gesprekken in externe AI-tools (Copilot, Claude, ChatGPT, Grok, enz.) vallen onder de voorwaarden van die leverancier en van de organisatie die de tool heeft aangeschaft. VOLT7 leest die gesprekken niet via de AI-fabriek in, tenzij jij of je organisatie die inhoud bewust met ons deelt.
Verantwoordelijkheid
VOLT7 blijft verantwoordelijk voor hoe wij agents inzetten in onze eigen mailboxen en systemen. Wanneer een klantorganisatie zelf agents of AI-tools inzet op haar mail, schermen of bedrijfsdata, is die organisatie (meestal) verwerkingsverantwoordelijke voor die verwerking. Wij helpen graag bij heldere afspraken (wie mag wat lezen, wie mag versturen, welke systemen uitgesloten zijn), zonder dat dit juridisch advies vervangt.
Bewaartermijn en logging
Technische logs of auditsporen van agentacties bewaren wij niet langer dan nodig voor beveiliging, foutopsporing en afgesproken opvolging, en in lijn met de termijnen elders in dit beleid.